26 maart 2021

Link2clean proces: van opdracht tot facturatie

In de zoektocht naar slimme rooster software voor je schoonmaakbedrijf wil je natuurlijk precies weten wat welke software bijdraagt aan jouw proces. Daarom hebben we het schoonmaakroosterproces van opdracht tot facturatie uiteengezet, gekoppeld aan onze Link2clean rooster software. Natuurlijk verschilt dit in detail per aanvraag, maar over het algemeen ziet het proces er als volgt uit!

1: Nieuwe klant neemt contact op

Stel: een nieuwe klant belt je op en vraagt schoonmaakdiensten aan. In dat geval wordt er een prijs afgesproken en een contract aangemaakt in de administratiesoftware. Ook gegevens zoals klantinformatie, soort contract (SMO/glasbewassing), aantal uur en startdatum worden ingevoerd.

Tip: in onze rooster software kun je bij het aanmaken van een contract direct handige informatie toevoegen, zoals ‘ruimte X niet betreden’ of ‘toegangspas nodig’.

2: Rayon-/objectleider vult het schoonmaakrooster

De aangemaakte nieuwe klant en het bijbehorende contract zijn nu ook zichtbaar in Link2clean. Vanuit daar kan de rayon-/objectleider de taken die voortkomen uit het afgesproken contract inroosteren bij beschikbare en geschikte medewerkers. In Link2clean staan onder ‘planning’ alle medewerkers én de taken die nog ingepland moeten worden. De rayon-/objectleider wijst de werkbon gemakkelijk toe aan de juiste medewerker.

Tip: Rooster zoveel mogelijk hoog- en laagfrequente diensten in bij medewerkers, uitzendkrachten of onderaannemers, zodat deze voor de duur van de overeenkomst automatisch worden gepland en taken niet handmatig toegewezen hoeven te worden.

3: Medewerker is ingeroosterd

De ingeplande medewerker ontvangt een melding van het aangepaste schoonmaakrooster in de Link2clean app. Hij of zij weet precies wat de schoonmaakopdracht inhoudt, wat de locatie is en leest eventuele extra informatie.

Tip: is er een ziekmelding of verlofaanvraag? Ga dan naar fase vier en wijs via Link2clean eenvoudig een vervanger toe.

4: Vervanger toewijzen

Is de ingeroosterde medewerker ziek of met verlof? Dan wordt dit geregistreerd in de administratiesoftware en automatisch doorgestuurd naar Link2clean. De werkbonnen die ingepland stonden, komen in het overzicht ‘te vervangen werkbonnen’. De rayon-/objectleider klikt op de betreffende werkbon(en) en op ‘vervanger toewijzen’ en roostert vervolgens een andere medewerker in.

5: Medewerker voert de taak uit

De medewerker of vervanger weet aan de hand van de plannersinfo of eventuele werkomschrijving precies waar hij of zij moet zijn en wat er moet worden schoongemaakt. De aanwezigheidsuren en eventueel het aantal gereden kilometers worden in Link2clean vastgelegd. En als de klant erom vraagt, kunnen er ook foto’s worden gemaakt van de uitgevoerde werkzaamheden.

6: De taak is afgerond

De uitgevoerde werkzaamheden kunnen indien gewenst via de Link2clean app digitaal ondertekend worden door de klant. Vervolgens ziet de rayon-/objectleider deze automatisch in Link2clean bij ‘te controleren werkbonnen’. Hij of zij checkt het aantal uur en past eventueel de uursoort aan. Vervolgens wijzigt de rayon-/objectleider de status naar ‘gecontroleerd’ en sluit de werkbon af. De afgeronde werkbon gaat automatisch naar de administratiesoftware voor facturatie en verloning.

Bekijk de bijgevoegde PDF voor een schematische weergave ter verduidelijking en let op: dit voorbeeld is gebaseerd op een nieuwe klant en nieuw contract. Je kunt natuurlijk ook van een bestaande klant een eenmalige schoonmaakopdracht ontvangen, welke buiten de contractuele afspraken valt. In dat geval plan je een medewerker in op een losse werkbon en voer je dit proces eenmalig uit.

Demo aanvragen

Benieuwd of onze Link2clean rooster software past bij jouw organisatie? Vraag dan direct een demo aan. Hierin laten we je zien hoe de software werkt én denken we graag met je mee over een efficiëntieslag in jouw schoonmaakrooster.