De Vos Groep

Henk van Overbeek trad eind 2013 bij De Vos Groep in dienst als Hoofd Administratie. Zijn aanstelling ging gepaard met een duidelijke opdracht: zorg voor vernieuwing. Door de jaren heen had De Vos Groep, van oorsprong een schoonmaakbedrijf, het aantal facilitaire diensten steeds verder uitgebreid. Die nieuwe activiteiten leidden niet alleen tot een hogere marge, maar zorgden ook voor administratieve hoofdbrekens. De Vos Groep werkte met specifiek voor de schoonmaakbranche ontwikkelde software, die zich eigenlijk geen raad wist met nieuw gestarte activiteiten zoals hospitality en catering. De leverancier van die software zag als marktleider in de schoonmaakbranche dat veel klanten soortgelijke problemen als De Vos Groep ondervonden en besloot een nieuw softwareplatform te ontwikkelen. Toen Van Overbeek een demo van dat nieuwe platform bijwoonde, was hij niet erg onder de indruk. “Het zag er leuk uit, maar het was in mijn ogen achterhaalde technologie. Het liep zeker twee jaar achter op de ontwikkelingen in de markt. Dat was voor mij een heel goed moment om verder te gaan kijken.”

Ondersteuning grote hoeveelheid cao’s
Van Overbeek had al wel een idee waar het qua bedrijfsautomatisering heen moest. Hij wilde het liefst aan de slag met de standaardsoftware van een ERP-pakket. Die wens bleek ook te bestaan bij vier collega-bedrijven in de facilitaire dienstverlening, waarop zij besloten om gezamenlijk op te trekken in een oriëntatieronde. “AFAS kwam daarbij als beste uit de bus”, herinnert Van Overbeek zich. Toch besloot alleen zijn bedrijf op dat moment met de softwareleverancier uit Leusden in zee te gaan. “Die andere bedrijven hadden wat minder geduld dan wij; zij wilden meteen heel veel stappen zetten. Omdat AFAS destijds nog niet zo’n lange track record had in de facilitaire dienstverlening durfden zij het uiteindelijk toch niet aan.”

Van Overbeek en De Vos Groep kozen wel voor AFAS. “Voor ons was belangrijk dat we na de implementatie met de basis van het softwarepakket uit de voeten zouden kunnen. We wisten dat het niet meteen voor de volle honderd procent zou werken, maar hadden het vertrouwen dat we in een rustig tempo steeds meer nieuwe functionaliteit in gebruik zouden kunnen nemen. Ik ben achteraf blij dat wij hebben doorgezet, want in de praktijk plukken we er elke dag de vruchten van”, aldus Van Overbeek die in het feit dat de gekozen ERP-software een grote hoeveelheid cao’s ondersteunt een extra argument zag om met AFAS in zee te gaan.

De basisconfiguratie waarmee Van Overbeek in januari 2017 live wilde gaan, omvatte drie functionaliteiten: verlonen, factureren en rapporteren.

Succesbeheer Traineeship
Van Overbeek is van huis uit helemaal geen IT’er, maar heeft er wel veel affiniteit mee. “Ik vind het gewoon leuk werk, al doe ik er misschien iets langer over dan de gemiddelde functioneel beheerder.” Bij AFAS volgde Van Overbeek het Succesbeheer Traineeship en hij neemt ook regelmatig deel aan gebruikersbijeenkomsten. Samen met de IT-manager neemt hij het applicatiebeheer voor zijn rekening. “Daarbij zit ik meer op de inhoud en mijn IT-collega meer op de techniek, zoals autorisaties, backups en workflows”, zegt Van Overbeek die het als ‘een enorme plus’ beschouwt dat Profit de gebruiker de mogelijkheid biedt om zelf te bouwen. Hij maakt er graag gebruik van. “Het geeft een geweldige kick als het resultaat van je inspanningen in de praktijk blijkt te werken.”

Inrichting inkoopfactuurproces
Voor zijn eigen afdeling startte Van Overbeek met het inrichten van het inkoopfactureerproces in Profit. De kasten vol uitgeprinte facturen maakten plaats voor digitale workflows. “Veel minder bewerkelijk en foutgevoelig”, aldus Van Overbeek, “en bovendien een flinke versnelling van het betaalproces.” Voor het factureren van contractueel vastgelegde periodieke diensten maakt De Vos Groep gebruik van het onderdeel Abonnementen van Profit. Van Overbeek: “Een groot voordeel is dat Profit in staat is om de facturering in te delen in de cyclus die de klant hanteert. Soms is dat een vierwekelijkse periode, dan weer een maand of een kwartaal. Het systeem kent de voorkeuren van de klant. Als je dat allemaal handmatig moet beheren, is het bijna niet te doen.” Ook het handmatig bijhouden van afschrijvingen in Excel, wat Van Overbeek eerder deed, is verleden tijd. “Eens in de vier weken druk ik op een knop en is alles weer bijgewerkt.”

Koppeling met planningssoftware
Het feit dat De Vos Groep verschillende soorten facilitaire diensten aanbiedt, maakt het inplannen van honderden medewerkers op allerlei locaties een uitdaging van jewelste. Het bedrijf maakt gebruik van de planningssoftware van AFAS-partner Way2connect. Via een koppeling tussen Profit en Link2 (van Way2Connect) zijn mutaties als gevolg van verlof of ziekte door rayonleiders prima te managen. De in Link2 geregistreerde uren van eigen medewerkers worden wekelijks doorgestuurd naar het Payroll onderdeel van Profit. De gewerkte uren van werkzaamheden die De Vos Groep uitbesteedt aan anderen, komen terecht bij de afdeling Facturatie. “Het is allemaal nogal complex”, zegt Van Overbeek, “en daarom hadden we in het begin wel wat opstartproblemen. Maar inmiddels ben ik tevreden met de integratie van AFAS en Way2connect. Alleen het inplannen van receptionistes doen we nog in Excel, want dat blijkt in de praktijk zeer ingewikkeld.” Van Overbeek heeft echter goede hoop dat er in de toekomst een oplossing voor komt. “In onze samenwerking leren we van elkaar. Het stelt AFAS in staat om door te stoten in de wereld van facilitaire dienstverlening. En daar profiteren wij als klant straks ook weer van.”

Digitaal ondertekenen
De verwachting was destijds dat De Vos Groep na de implementatie zo’n drie tot vier jaar nodig zouden hebben om de geautomatiseerde omgeving te optimaliseren. Achteraf is die inschatting juist gebleken, hoewel Van Overbeek ook voor de toekomst nog voldoende verbeterpotentieel ziet. Concreet neemt De Vos Groep in januari 2021 het onderdeel Ordermanagement van Profit in gebruik voor de ergonomische tak van het bedrijf. Dat leidt direct tot besparing. Het past in de filosofie van Van Overbeek: “Als iets direct voordeel oplevert, pakken we het graag op.” In die categorie valt ook het digitaal ondertekenen wat voor 2021 op de agenda staat. Voor dat jaar staan ook een verdere uitbouw van InSite en de ingebruikname van het onderdeel CRM van Profit, waarvoor De Vos Groep nu nog een apart pakket in gebruik heeft.

Een hele grote database
Voor de verdere toekomst is het de bedoeling in OutSite een klantenportaal in te richten. Ook het inrichten van dashboards zal aan bod komen, al heeft dat voor Van Overbeek momenteel geen prioriteit. “Mijn managementrapportages maak ik zoveel mogelijk zelf”, legt hij uit. “Je merkt toch dat iedere directeur eigen accenten in de rapportages wil terugzien.”

Het mooie van rapportages bouwen is volgens Van Overbeek dat je van een eenmalige inspanning jarenlang plezier hebt. “Toen onze accountant een vergelijking wilde maken tussen het aantal projecturen en verloonde uren, kon ik daar met wat downloaden en een draaitabel een helder overzicht van maken. Dat is het mooie van ons ERP-systeem: het is eigenlijk een hele grote database. Wat erin zit, kun je er ook uithalen.”

Eerst zaaien, dan oogsten
Iedere keer als De Vos Groep in het verleden nieuw onderdelen van Profit in gebruik nam, zag Van Overbeek – zelf een liefhebber van vernieuwing – bij een deel van de medewerkers een ietwat sceptische houding. “Voor sommigen in de organisatie is het stressvol om vertrouwde werkroutines op te geven”, zegt hij. “Maar je overtuigt mensen op basis van resultaten. Daarom is er in de organisatie nu meer dan in het verleden het besef: als je wilt oogsten, moet je eerst zaaien.”

Naast het verder optimaliseren van de geautomatiseerde omgeving (Van Overbeek: “We proberen zoveel mogelijk de standaarden van de software te gebruiken binnen de bedrijfsprocessen”) wil De Vos Groep ook werk maken van een verdere digitalisering in het bedrijf, onder andere voor wat betreft de personeelsdossiers. Van Overbeek: “In deze organisatie printen we met elkaar nog te veel naar mijn mening. Dat moet en kan absoluut minder. Kijk naar de situatie bij AFAS in Leusden. Ik heb me laten vertellen dat ze in hun pand maar één printer hebben. Die staat op zolder en is kapot.”

Over De Vos Groep
De Vos Groep is in een periode van meer dan vijftig jaar uitgegroeid tot een landelijke professionele aanbieder van facilitaire diensten. Op dit moment bestaat de dienstverlening uit meerdere disciplines: schoonmaak, glasbewassing, gevelreiniging, huismeesterschap, specialistisch onderhoud, hospitality, catering, onderhoud brandmeldinstallaties en inrichting van ergonomische werkplekken. Deze disciplines kunnen los van elkaar worden ingezet, maar ook in combinatie met elkaar. De Vos Groep, een erkend leerbedrijf voor beroepspraktijkvorming in het MBO, is een dienstverlener waar gepassioneerde medewerkers werken aan de gastvrije en gezonde werkomgeving van opdrachtgevers. Of het nu gaat om het schoonmaken van kantoorruimtes, het verzorgen van de catering in de bedrijfskantine, het onderhouden van brandmeldinstallaties of de levering van systemen voor koortsdetectie. Bij het in Houten gevestigde bedrijf werken ongeveer 400 mensen in vaste dienst en nog eens 250 op uitzendbasis.