24 juni 2021

Hoe ga jij om met sluiting van objecten?

Als schoonmaakorganisatie heb je regelmatig te maken met sluiting van objecten. Het bedrijfspand van een klant kan bijvoorbeeld gesloten zijn vanwege een roostervrije dag, een (inter)nationale feestdag of een bedrijfsuitje. Het pand kan ook voor langere tijd gesloten zijn, zoals bij scholen die vaak zes weken vakantie hebben. Al die sluitingen, vast of spontaan, hebben veel effect op jouw planning. Hoe je hier het beste mee om kunt gaan? Dat vertellen we je hier.

Elke klant is anders

Ieder bedrijf gaat anders om met roostervrije en vakantiedagen. Bij de één is Koningsdag bijvoorbeeld een verplichte vrije dag, terwijl bij de ander het bedrijfspand gewoon open is. En sommige klanten werken tijdens de feestdagen zelfs door, zoals ziekenhuizen, de politie en horecabedrijven. Aan jou de taak om inzichtelijk te maken wanneer welk object van welke klant gesloten is.

Vaak komen hier ook nog specifieke afspraken bij kijken. Want maak je nu wel of niet schoon wanneer een pand gesloten is? En heeft jouw medewerker wel of geen recht op een bepaalde toeslag? Allemaal belangrijke informatie voor je planning én facturatie.

Onnodig handmatig werk

Maar hoe bewaak je nu het overzicht met betrekking tot sluitingen van verschillende objecten? Hoe zorg je ervoor dat je altijd precies weet wanneer je ergens schoon kunt maken? Je wil natuurlijk voorkomen dat medewerkers in de auto stappen om vervolgens voor een dichte deur te staan.

Dus wat is wijsheid? Sluitingsinformatie opvragen bij klanten en dit handmatig invoeren in Excel? Om vervolgens gigantische bestanden met ellelange kolommen en notities door te sturen naar je planner? Zodat hij diezelfde informatie handmatig kan verwerken in het rooster? Veel te omslachtig en tijdrovend, toch? Helaas zien we het nog veel gebeuren, veelal omdat er geen kennis is van andere mogelijkheden. Maar echt waar, die zijn er.

Dat kan anders

Met de nieuwste software is het mogelijk om je schoonmaakrooster volledig te automatiseren. Hoe dit werkt? Bij het aanmaken van een nieuw contract, vul je alle benodigde gegevens één keer in het systeem in. De jaarlijkse sluitingen en bijbehorende klantafspraken zijn hier een mooi voorbeeld van.

Is een object gesloten? Dan verwijdert de software de schoonmaaktaak automatisch uit het rooster. Heb je afgesproken met de klant dat het werk op de sluitingsdag een ander moment moet worden ingehaald? Dan verschijnt de schoonmaaktaak automatisch in de ‘nog in te plannen taken’. Is je vaste medewerker op dat moment niet beschikbaar? In dat geval wijs je eenvoudig een vervanger toe aan de taak. Lekker overzichtelijk!

Verloning en toeslagen

Ook de verloning is op deze manier een stuk overzichtelijker. Je kunt de rooster software zelfs koppelen aan je ERP-systeem, waardoor de gewerkte uren automatisch worden doorgestuurd ter facturatie. Heeft je medewerker recht op een bepaalde toeslag? Doordat je dit op contract- of taakniveau hebt vastgelegd in de software, wordt ook dit automatisch doorgegeven.

Demo rooster software

Benieuwd of onze link2clean rooster software past bij jouw organisatie? Vraag dan direct een demo aan. Hierin laten we je zien hoe de software werkt én denken we graag met je over hoe je jouw omgang met sluitingen efficiënt inricht.