23 december 2020

Whitepaper: overwin de planberg

Heb jij te maken met een groeiende ‘planberg’ voor je buitendienst nu werkzaamheden uitgesteld worden vanwege het coronavirus? Merk je daarnaast dat meer medewerkers zich ziekmelden of juist minder verlofdagen opnemen? Dan is het tijd voor een helder plan voor als de werkzaamheden weer op ‘normale’ wijze hervat worden. Met deze tips haal je na de coronacrisis het meeste uit je buitendienstplanning!

Tip 1: Categoriseer en prioriteer

Hoe bepaal je nu welke opdracht als eerste uitgevoerd moet worden? Beslis je dat aan de hand van je klantrelatie? Of kies je voor degene die het hardst schreeuwt of het meeste betaalt? Wij adviseren je om rekening te houden met de branche waarin je klant werkt (bijv. voeding krijgt voorrang) en om allereerst je werkzaamheden te verdelen in taken die individueel of door meerdere monteurs uitgevoerd moeten worden. Maak vervolgens een verdeling in soort werkzaamheden. Welke taken hebben voorrang? Storingen, keuringen en inspecties of het jaarlijks onderhoud? Waarschijnlijk verschilt dit per klant.

Tip 2: Leg informatie over je medewerkers en klanten vast

Nu je wellicht wat tijd over hebt, is het slim om deze te besteden aan het op orde brengen van alle relevante informatie in jouw systemen. Denk bijvoorbeeld aan de skills van je medewerkers en de eisen van je klanten. Leg duidelijk vast aan welke voorwaarden medewerkers moeten voldoen om aan de slag te kunnen bij specifieke klanten, zodat je straks eenvoudig de beste match kunt maken. Breng inzichtelijk welke medewerker bij welke klant mag werken aan de hand van de volgende criteria:

• Klanten waarbij medewerker een VOG of persoonlijke beschermingsmiddelen nodig heeft.
• Klanten waarbij medewerker bepaalde certificaten en diploma’s nodig heeft.
• Klanten waarbij medewerker bepaald gereedschap nodig heeft.

Vaak zit deze informatie enkel in het hoofd van de Planner. Door per klant en medewerker de benodigdheden en bezittingen vast te leggen in de juiste software, maak je het plannen een stuk eenvoudiger en kun je dit zelfs automatiseren. Daarnaast kun je op basis hiervan je medewerkers opleiden, met als doel: met dezelfde mensen meer klanten bedienen!

Tip 3: Routeoptimalisatie

Onnodige kilometers zijn vaak een grote kostenpost binnen bedrijven. Met onze slimme software kun je nauwkeurig voorspellen hoelang je medewerkers uit de buitendienst erover doen om van A naar B te komen. Daarnaast leert ons systeem continu wat de normtijd is van een specifieke taak en past dit toe in je planning.

Door de routes efficiënt in te plannen, hebben je medewerkers minder reistijd en maken zij minder kilometers. Een bijkomend voordeel is dat je medewerkers het werk zo snel mogelijk in één keer goed uitvoeren. Wel zo fijn bij het wegwerken van de opgestapelde werkzaamheden!

Tip 4: Train je medewerkers

Stimuleer je medewerkers om alert te zijn op eventuele andere werkzaamheden wanneer zij al bij een klant aanwezig zijn. Zijn er bijvoorbeeld extra controles die zij toch nog uit moeten voeren? Wellicht kunnen deze direct opgepakt worden nu een aantal van je werkzaamheden is uitgesteld. Belangrijk hiervoor is wel dat je altijd een goede busvoorraad hebt, zodat je medewerker met de juiste spullen op de locatie aankomt. Zo kun jij een extra opdracht uitvoeren en hoeft je klant je dienst niet opnieuw aan te vragen. Twee vliegen in één klap!

Tip 5: Help je bestaande klanten

Merk je dat je nu meer tijd over hebt? Besteed die vrijheid dan aan je bestaande klanten. Hoe? Zo bijvoorbeeld;

• Plan een virtueel bijpraatmoment in
  Het coronavirus heeft op vrijwel elke organisatie impact. Door een meeting in te plannen, kom je te weten hoe het met je klant gaat, wat de gevolgen van het virus zijn en of je ergens bij kunt helpen.
• Breng passende klanten met elkaar in contact
  Duik eens in je klantenkring en bekijk kritisch of bepaalde organisaties elkaar kunnen helpen in deze bijzondere tijd. Wie weet wat het samenbrengen van je klanten voor moois teweeg kan brengen.
• Organiseer een online kennisevent
  Je kunt er ook voor kiezen om meerdere klanten tegelijkertijd bij elkaar te brengen door middel van een online kennisevent. Hierin kun je zelf kennis delen of met elkaar in gesprek gaan over een gemeenschappelijk onderwerp. De opbrengst van zo’n eenvoudig te organiseren bijeenkomst zal je verbazen!
• Stuur een leuke attentie
  Op dit moment kan vrijwel elke organisatie wel een steuntje in de rug gebruiken. Verras je klanten met een leuke attentie, zoals een bloemetje, taart of ander origineler cadeau dat echt bij de organisatie past.
• Doe een klanttevredenheidsonderzoek
  Een klanttevredenheidsonderzoek is vaak tijdrovend en belandt daardoor regelmatig onderop de stapel werkzaamheden. Toch is het een belangrijke taak, waar je in deze tijd misschien meer tijd voor hebt.

Tip 6: Keep it safe!

Natuurlijk wil je het liefst zoveel mogelijk werk direct uitvoeren en de planberg zo laag mogelijk houden. Zolang je de gezondheid van je klanten en medewerkers kunt waarborgen, moet dat ook kunnen. Zorg dat je planners de checklist voor een opdracht uitbreidt met de volgende punten;

• Desinfecteer je handen voordat je bij een afspraak aankomt;
• Vraag bij aankomst op de afspraak of niemand op de locatie ziek of verkouden is;
• Check of er niet te veel mensen aanwezig zijn bij de opdracht;
• Blijf altijd op 1,5 meter afstand van anderen wanneer je de opdracht uitvoert.

Kan de opdracht niet coronaproof uitgevoerd worden? Vraag je medewerkers dan om de situatie vast te leggen met een foto en deel deze met je klant. Zo weet je zeker dat er geen miscommunicatie plaatsvindt.